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平成30年度(2018年度)税制改正 令和2年(2020年)10月1日以後適用開始

年末調整手続きの電子化

『年末調整手続きの電子化』の概要

平成30年度(2018年度)税制改正により、年末調整手続きの電子化が手当てされました。令和2年(2020年)10月以降の年末調整手続きから適用することができます。

年末調整手続きは、毎年年末頃までに、従業員が各種の所得控除の適用を受けるために、勤務先に対して年末調整申告書および各種控除証明書を提出する手続きのことです。

従来は、年末調整申告書も各種控除証明書も書面で従業員から勤務先に提出されていましたが、税制改正により、書面提出に替えて年末調整申告書と各種控除証明書のデータを勤務先に提供することができるようになりました。

年末調整手続きを電子化するためには、次の2つを実施することとなります。

  1. 従業員が控除証明書等を電子データで取得し、それを利用して年末調整申告書データを作成すること。
  2. 勤務先が従業員から1.の年末調整申告書データおよび控除証明書等データの提供を受け、これを利用して年税額等の計算を行うこと。

従業員が、各種控除証明書のデータを用いて、簡便・正確に年末調整申告書データを作成できるように、国税庁から『年末調整申告書作成用ソフトウェア』(年調ソフト)が無償で提供されます(令和2年10月国税庁HPで公開予定)。また、民間ソフトウェア会社の給与システム等でも年末調整申告書データを作成することができるようになります。

各事業者のデジタル化方針に基づき、年調ソフトを利用するのか、給与システムを利用するのかを決定することとなります。

年末調整手続きを電子化すると何がどのように変わるのか?

年末調整手続きの電子化が促進されたのは、言うに及ばずかもしれませんが、やはり年末調整業務の効率化を目指してのことです。年末調整申告書と控除証明書等に記載される事項をデータで授受することで、計算の自動化・転記の自動化・書類の自動作成が行われ、ペーパレスで手続きが完結できます。その結果、これまでの手作業が軽減され、事業者(会社)と従業員双方の事務負担が軽減されることとなります

具体的に、何が変わるのか以下にまとめます。

年末調整手続きにおいて電子化できる書類

これまでは、紙の書類で提出していた年末調整申告書(※)と各種控除証明書等を、電子データにより提供することが出来るようになります。下表にまとめた書類が全て電子データで勤務先に提供することができるようになります。

(※)「扶養控除等申告書」と「保険料控除申告書」は平成19年7月1日以降、「配偶者控除等申告書」は平成30年分以降、勤務先へ電子データで提供できるよう手当されています。(下表参照)

年末調整申告書の種類 申告書の電子化 控除証明書等の電子化
扶養控除等申告書

(控除証明書等なし)

配偶者控除等申告書
基礎控除申告書

所得金額調整控除申告書(※2)

保険料控除申告書 (※1)
住宅ローン控除申告書
  • 〇:既に電子的に提供を受けることが可能なもの
  • ◎:令和2年10月以降、電子的に提供を受けることが可能となるもの
  • ※1:生命保険料(新・旧)、個人年金保険料(新・旧)、介護医療保険料および地震保険料に限ります。
  • ※2:令和2年分(2020年分)から勤務先が計算します。

(『年末調整手続の電子化及び年調ソフト等に関するFAQ』より抜粋)

従業員が、上表の書類の全てを電子データで勤務先に提供するためには、ハガキ等の書面で発行される保険会社からの控除証明書を、ハガキ等の書面ではなく電子データで受け取る必要があります。そして、控除証明書等の電子データに基づき、年末調整申告書の電子データを作成することとなります。

一方、勤務先である事業者(会社)においては、従業員から提供された年末調整の電子データを給与システムに取込むことができるように、給与システムを改修したり、電子データを受け取るための方法を検討する必要があります。

次項から、事業者(会社)と従業員が年末調整手続きの電子化のために取り組まなければならない事柄をまとめます。

年末調整手続きを電子化するために事業者(会社)が行うこと

年末調整手続きを電子化するために事業者(会社)が行わなければならないことは、次のとおりにまとめることができます。

  1. 年末調整手続きの電子化進行表の作成
  2. 電子化実施方法の検討
  3. 従業員への周知
  4. 給与システムの改修等
  5. 税務署への届け出

1.年末調整手続きの電子化進行表の作成

年末調整手続きの電子化を導入する際には、『年末調整手続きの電子化進行表』(仮称)を作成することが望まれます。

『年末調整手続きの電子化進行表』(仮称)は、実際に電子データの授受を始めるまでのスケジュール管理と考え、それぞれの準備作業が滞りなく進行するための管理表と考えて下さい。必ず作成しなければならないものではありませんが、管理表があれば、導入までの手続きを手際よく進めることができます。

進行表には、事業者(会社)が行わなければならない準備作業と従業員が行わなければならない準備作業の両方を時系列に記載し、可能であれば、すべての当事者が進行表を共有して、各自が各々に必要とされる準備作業に取り組んでいくことが望まれます。

2.電子化実施方法の検討

電子化実施方法の検討においては、年末調整手続きを電子化した場合に、どのような手順で年末調整業務を進めていくのかという、業務の流れを具体的にデザインします。

例えば、下記の事項などを検討します。

  1. 従業員が使用する年末調整申告書作成用のソフトウェアの選定
  2. 従業員が準備した年末調整データを勤務先に提供する方法
  3. 提供された電子データが従業員本人から提出されたことを確認する方法
  4. 従業員が提供した年末調整データを勤務先が取込む方法
  5. 従業員が勤務先に年末調整データを提供しなければならない期間

各事業者の状況により検討項目は異なると考えられますが、上記の5点は、最低限検討しなければならない事項として例示しておきます。

3.従業員への周知

年末調整手続きの電子化に際して、従業員は細かい準備作業を行わなければなりません(次項参照)。準備作業の負担を軽減するためにも、従業員への周知は、早期に時間的余裕をもって行うことが望まれます。

年末調整手続きの電子化進行表の作成の過程で、まずは従業員への周知期間を十分に取ることが必要です。

また、従業員から年末調整申告書および控除証明書等の電子データの提供を受けるに当たり、法令上は事前に従業員から同意を得る必要はありませんのが、電子化手続きについての下記事項は従業員へ周知しなければなりません。

  1. 従業員が使用する年末調整申告書作成ソフトウェアについて
  2. 従業員が保険会社等からの控除証明書等データを受領する方法
  3. マイナポータル連携について
  4. 勤務先へデータを提供する手順
  5. 電子署名と電子証明書について
  6. 控除証明書等データが取得できないケースでの年末調整申告書の作成方法

従業員への周知事項も、各事業者ごとの年末調整業務フローによって異なると考えられますが、上記6点は、各事業者に共通する事項として列挙しています。

4.給与システムの改修等

事業者(会社)は、年末調整手続きを電子化するために、従業員から提供される年末調整申告書と控除証明書等のデータをインポートして利用できるように、給与システムを改修する必要があります。

国税庁は、令和2年10月(予定)『年末調整申告書作成用ソフトウェア(年調ソフト)』をリリースします。同時に、民間のソフトウェア会社も年末調整申告書作成ソフトウェアを提供することが予定されていますので、各事業者(会社)が利用している給与システムを改修することになると考えられます。

国税庁の年調ソフトを利用するのか、民間のソフトウェア会社が提供するソフトを利用するのかを検討することとなります。

給与システムと他のシステム(例えば、会計ソフト)と連携している場合など、システムの全体像を改めて把握しておくことも必要と考えられます。

5.税務署への届け出

従業員からの年末調整申告書等を電子データで受け取るためには、所轄税務署長に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、承認を受ける必要があります。

承認申請においては、所轄税務署長から次の2つの要件を満たしていることについて承認を受ける必要があります。

  1. 電磁的方法による提供を受けるために必要な措置
  2. 電磁的方法により提供する者の氏名を明らかにするために必要な措置

上記2要件について、国税庁から公表されている『年末調整手続の電子化及び年調ソフト等に関するFAQ』で解説されている内容を以下に抜粋します。

1.電磁的方法による提供を受けるために必要な措置

「電磁的方法による提供を受けるために必要な措置」とは、従業員から電子データの提供を受けるための方法を定めておくことです。具体的には以下のいずれかの方法を定めておくこととなります。

  1. 勤務先にインターネット経由のメール等で送信する。
  2. USBメモリ等に保存して勤務先に提供する。
  3. (社内LANなどで)勤務先と作成者である従業員のみアクセスが可能な領域に年末調整申告書データを保存する。
  4. 社内LANにログインし、メール等で送信する。

1.または2.により提出する場合は、提出データに電子署名を付す又はパスワードを設定する必要があります。

2.電磁的方法により提供する者の氏名を明らかにするために必要な措置

「電磁的方法により提供する者の氏名を明らかにするために必要な措置」とは、提出された電子データが従業員本人から提出されたことが確認できるよう担保しておくことであり、以下のいずれかの措置をいいます。

  1. 従業員が申告書情報に電子署名を行い、その電子署名に係る電子証明書を申告書情報と併せて勤務先に送信する措置。マイナンバーカードに記録された電子署名および電子証明書を利用することができます。
  2. 従業員が、勤務先から通知を受けた識別符号(ID)及び暗証符号(パスワード)を用いて、勤務先に申告書情報を送信する措置。具体的には、年末調整申告書データそのものにパスワードを付す場合のほか、社内LAN等に従業員個別のID、パスワードでログインし、その従業員のみに割り当てられた電子メールアドレスから送信する場合等も含まれます。また、勤務先が次に掲げる措置を講じていない場合には、この特例の承認を受けられないことがあるほか、既に受けている承認を取り消されることがありますので、留意が必要です。
  • 従業員が電磁的方法による提供を適正に行うことができるための措置
  • 従業員が電磁的方法による提供を行う際に、勤務先がその者を特定することができるための措置
  • 申告書に記載すべき事項について電子計算機の映像面への表示および書面への出力をするための措置

 

『源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書』は、提出した月の翌月末日までに税務署長から承認通知または承認しないことの決定通知がなければ、その申請書を提出した月の翌月末に承認があったものとされます。

例えば、令和2年(2020年)10月1日から年末調整手続きを電子化したい場合には、令和2年(2020年)8月31日までに所轄税務署長に『源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書』を提出し、その後税務署から承認しないことの決定通知がない限り、令和2年(2020年)9月30日に承認があったものとみなされます。

年末調整手続きを電子化するために従業員が行うこと

年末調整手続きを電子化した場合、従業員の年末調整手続きは、下記のようになります。

  • 保険会社等から書面(ハガキ等)で交付される控除証明書等を、電子データで受領します。
  • 受領した控除証明書等データを年末調整申告書作成用のソフトウェア等に取り込み、年末調整申告書データを作成します。
  • 作成した年末調整申告書データ及び控除証明書等データを勤務先へ提供します。

上記の手続きを実施するために、次の準備作業が必要となります。

  1. 年末調整申告書作成用のソフトウェアの取得
  2. 控除証明書等データを取得するための設定(マイナポータル連携を利用しない場合のみ)
  3. マイナポータル連携の利用設定

上記1.2.または1.3.の準備作業について、国税庁から公表されている『年末調整手続きの電子化及び年調ソフト等に関するFAQ』で解説されている内容を以下に抜粋します。

1.年末調整申告書作成用のソフトウェアの取得

保険会社等から取得する控除証明書等データを利用して年末調整申告書データを作成するために、年末調整申告書作成用ソフトウェアを取得する必要があります。

国税庁が無償で提供する『年調ソフト』を利用するのか、民間のソフトウェア会社の提供する年末調整申告書作成用ソフトウェアを利用するのかを、勤務先が決定しますので、勤務先の指示に従い、必要な年末調整申告書作成用ソフトウェアを取得します。

2.控除証明書等データを取得するための設定(マイナポータル連携を利用しない場合)

保険会社等のホームページ等に掲載されている、いわゆる「お客様ページ(保険会社等によって名称は異なります。)」から控除証明書等データをダウンロードして取得するなどの方法があります。(具体的な取得方法は保険会社等により異なります。)

ご契約の保険会社等が複数ある場合には、各保険会社等の「お客様ページ」から控除証明書等データをダウンロードする必要があります。

ダウンロードして取得した控除証明書等データは、年末調整申告書作成用のソフトウェアにインポートすることで、控除額を自動計算することが可能です。

【保険会社が控除証明書データを交付していない場合の対応】

保険会社が保険料控除証明書の電子データ交付に対応していない場合には、これまでどおり書面の保険料控除証明書のみが交付されます。書面の保険料控除証明書のみが交付された場合、その書面の保険料控除証明書に記載された内容を、年末調整申告書作成用ソフトに手入力して保険料控除申告書データを作成し、勤務先に提供します。

入力した書面の保険料控除証明書については、その保険料控除申告書データの提出の際に、勤務先に提出または提示する必要があります。

3.マイナポータル連携の利用設定

マイナポータルは、政府が運営するオンラインサービスです。行政手続がワンストップでできたり、行政機関からのお知らせを確認できたりします。

マイナポータルが提供するサービスの1つに、『民間送達サービスとの連携』があります。民間送達サービスとは、インターネット上に自分専用のポストを作り、自分宛のメッセージやレターを受け取ることができるサービスのことで、民間企業が提供するサービスです。(令和2年7月現在、日本郵便株式会社の「My Post」と株式会社野村総合研究所の「e-私書箱」があります。)

マイナポータルにご自分のアカウントを作成し、『民間送達サービスとの連携』を登録することで、複数の保険会社等からの控除証明書等データをマイナポータルでまとめて自動取得することができます。

マイナポータル連携により自動取得した控除証明書等データは『年調整ソフト』に自動入力され、控除額が自動計算されます。

自社システムでマイナポータル連携を行うことができるかどうかは、勤務先の方針に従うこととなります。

マイナポータル連携のための準備(2から4の登録手続きは、翌年以降不要です。)

  • 1
    マイナンバーカードの取得および読み取り機器の準備
  • 2
    マイナポータルの開設
  • 3
    マイナポータルと民間送達サービスの連携
  • 4
    保険会社等へ民間送達サービスのアカウントの登録

参照

年末調整の電子化についての詳細は、国税庁が公表している『年末調整手続の電子化及び年調ソフト等に関するFAQ』をご参照下さい。

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